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关于对《宜昌市流动人员人事档案管理暂行规定(征求意见稿)》公开征求意见的通知
发布日期:2017年09月04日    

为了进一步健全我市流动人员人事档案公共管理服务体系,规范流动人员人事档案管理工作,完善和统一我市各级政府人力资源和社会保障部门所属公共就业和人才服务机构(以下简称公共就业和人才服务机构)流动人员人事档案管理办事流程和服务标准,依据《流动人员人事档案管理暂行规定》《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》《湖北省人事代理暂行办法》等规定,结合宜昌市实际,我局制定了《宜昌市流动人员人事档案管理暂行规定》,现向社会公开征求意见。公众可通过以下途径和方式反馈意见:

(一) 电子邮件:383217741@qq.com

(二) 通信地址:宜昌市人才服务局(宜昌市环城北路40号,邮编443000)

意见反馈截止时间为2017年9月12

                 

                            宜昌市人力资源和社会保障局

                          2017年94

 

 

 

 

宜昌市流动人员人事档案管理暂行规定

(征求意见稿)

 

为了进一步健全我市流动人员人事档案公共管理服务体系,规范流动人员人事档案管理工作,完善和统一我市各级政府人力资源和社会保障部门所属公共就业和人才服务机构(以下简称公共就业和人才服务机构)流动人员人事档案管理办事流程和服务标准,依据中组部、原人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发[1996]118号),中组部、国家档案局《干部档案工作条例》(组通字[1991]13号),中组部《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发[2009]12号),中组部、人社部、国家发改委、财政部、国家档案局《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发[2014]90号),《湖北省人事代理暂行办法》(鄂政发[2001]74号)制定本规定。本规定适用于我市县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构开展流动人员人事档案管理工作。

本规定内容包括流动人员人事档案的接收和审核、材料收集和鉴别、整理和保管、档案查(借)阅、相关证明出具、档案转递、信息化管理等七个方面的工作程序和相关要求。

一、流动人员人事档案接收和审核

(一)接收对象

1、非公有制企业和社会组织聘用人员的档案;

2、辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员档案;

3、与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的档案;

4、未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案;

5、自费出国留学及其他因私出国(境)人员的档案;

6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案;

7、自由职业或灵活就业人员的档案;

8、其他实行社会管理人员的档案。

(二)接收范围

1、流动人员人事档案由各级公共就业和人才服务机构(档案管理服务机构)集中统一管理。

2、流动人员人事档案应本着就近方便的原则,由流动人员户籍所在地或现工作单位所在地公共就业和人才服务机构接收管理。户籍在宜昌城区的流动人员,其人事档案由户籍所在地的区公共就业和人才服务机构管理;户籍不在宜昌城区,但在宜昌城区工作的流动人员,人事档案由工作所在地的区公共就业和人才服务机构或宜昌市人才服务局管理。

3、辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员,与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系的人员,以及自由职业、自主创业或灵活就业人员的人事档案,由其户籍所在地的公共就业和人才服务机构接收管理。就业后,可选择现工作单位所在地公共就业和人才服务机构接收管理。

4、离校未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案,自费出国留学及其他因私出国(境)人员的档案,由其入学(留学、出国<境>)前户籍所在地公共就业和人才服务机构接收管理。

(三)办理程序

1.开具《调档函》。

委托存档人员可到其户籍所在地或现工作单位所在地公共就业和人才服务机构申请开具《调档函》,并提供如下材料:

(1)在户籍所在地存档的需提供身份证、户口本,辞职、辞退或解除(终止)劳动合同等证明原件;

(2)在工作单位所在地存档的需提供身份证,辞职、辞退或解除(终止)劳动合同,现工作单位签订的劳动合同等证明。

2.接收、审核档案材料。

(1)送达方式:通过机要交通或派专人转递,严禁个人自带档案。

(2)接收、审核:档案管理人员须对档案进行认真细致的拆封核对,确认档案袋及档案封条完好无损,封条上应有原存档单位公章,以确保档案材料真实可靠、完整齐全。

(3)对缺少关键材料的,一次性告知所缺材料及其可能造成的影响,经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收,或与原工作单位协商退回并补充材料。对缺少非关键材料的,采取先存后补方式予以接收。关键材料一般是指用于核定存档人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。

(4)对自考、成人教育等非普通高校毕业生要求代管档案的,审核时要求其提供全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心出具的中国高等教育学历认证报告,有其他学历、有正式工作单位的,要将所有档案材料一同转入,防止重复建档。

二、流动人员人事档案材料收集和鉴别

(一)收集内容

流动人员人事档案材料收集的内容,以中组部《干部人事档案材料收集归档规定》的收集内容为准。

(二)收集要求

档案管理服务机构应加强与存档人员本人、工作单位及相关部门的联系,及时收集新形成的材料,充实档案内容。收集的材料必须经过认真鉴别,属于归档的材料应真实、全面、及时、规范,建立流动人员人事档案收集归档登记制度,并在收到档案材料后3个工作日内将材料归入本人档案。

 

(三)材料要求

1.归档材料应为办理完毕的正式材料。材料内容应对象明确、完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。

2.归档材料应使用16开型或国际标准A4型的公文用纸,材料左边应留出20mm—25mm装订边,字迹材料应符合档案保护要求。

3.归档材料应为原件。特殊情况存入复印件的,应由原件保管单位注明复制时间并加盖公章。

三、流动人员人事档案材料整理和保管

(一)材料整理

1.整理要求。

流动人员人事档案应参照干部档案整理工作的有关规定进行整理。

档案材料应认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐,达到完整、真实、精炼、实用的要求。

2.材料分类。

第一类:履历材料。

第二类:自传材料。

第三类:考察、考核、鉴定材料。

第四类:学历学位材料、职业(任职)资格和评(聘)专业技术职称(职务)材料、反映科研学术水平材料、培训材料。

第五类:政治历史情况的审查材料。

第六类:参加中国共产党、中国共产主义青年团及民主党派材料。

第七类:表彰奖励材料。

第八类:涉纪涉法材料。

第九类:工资材料、任免材料、出国境材料、参加会议的代表登记表等材料。

第十类:其他可供参考有保存价值的材料。

3.材料排序。

应根据档案材料形成时间或材料内容的主次关系进行排序。

4.材料编目。

应根据档案材料类别及排列顺序编写档案材料目录。

5.技术加工。

档案材料载体变质或字迹褪色不清时,应采用修复、复印等方法进行抢救。对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料,应使用折叠、裱糊等方法进行加工。加工应不影响材料的完整且不损伤字迹。

6.材料装订。

应理齐材料,在材料左侧竖直打上装订孔,装订成卷。

(二)档案保管

1.建立防火、防盗、防潮、防鼠、防高温、防虫霉、防紫外线、防磁的专用档案库房。

2.档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。

3.档案存放应编排有序,便于查找。

4.档案利用出库时应进行登记,利用结束后当天入库保存。

5.非档案管理人员,不得私自进入档案库房。

6.档案管理人员工作变动时,应对所管档案进行核查,办理好工作交接手续。

四、流动人员人事档案查(借)阅

(一)查(借)阅范围

1.公安、检察、法院、纪律检查、监察、国家安全等国家机关因侦查、审理、参军政审等需要查(借)阅有关人员的档案。

2.国家机关、事业单位招考录用政审需查(借)阅的档案。

3.用人单位因工作或入党政审需要查(借)阅本单位员工的档案。

(二)查(借)阅要求

1. 查阅者不得涂改、圈划、污损、抽取、撤换、伪造档案材料,对档案内容应严格保密,不得泄露或擅自向外公布。

2.查阅者不得擅自复制、拍摄档案内容。查阅单位确因工作需要从档案中取证的,应说明理由,经档案管理部门审核同意后方可复制或拍摄。

3.档案一般不外借。确需借出时,应由借阅单位说明理由,经档案管理部门负责人批准后方可借出,档案借出时间不得超过30天,归还档案时应严格密封盖骑缝章,公章与借阅单位名称一致。

(三)查阅程序

1.查阅单位应派两名工作人员持有效的单位介绍信及身份证件到现场查阅。

2.档案管理人员应审查查阅单位、查阅事由、查阅人身份及单位介绍信等有关证明材料并登记。

3.查阅人查档、阅档应在档案管理人员监督下进行。

4.需要摘录档案内容的,应征得档案管理部门同意。对摘录部分,由档案管理人员与原件核对无误后,写明出处及日期,并加盖公章。

5.查阅结束后,档案管理人员应及时将被查阅档案查验后入库上架,并将查阅人所持的介绍信、身份证复印件留存。

五、出具流动人员人事档案相关证明

(一)出具证明的要求

档案证明内容应与档案实际记载相关内容一致。

(二)出具证明的程序

1.档案管理人员认真审核出具事由、存档人员身份证等有关证明材料。

2.应根据档案相关内容出具证明。档案中无记载的,应补齐相关材料后出具。

3.确需复印档案材料作为旁证的,应在复印件上注明用途及复印日期,并加盖公章。

六、流动人员人事档案的转递

(一)所需材料

1.有档案保管权限的接收单位或公共就业和人才服务机构出具的调档函。

2.本人身份证原件(如委托他人办理,需提供委托人签字按手印的委托书及委托人的身份证复印件、被委托人的身份证原件。)

(二)转档要求

1.未经流动人员本人或委托人申请,不得转出流动人员人事档案。

2.转出的人事档案应完整,一次性转出全部材料。

3.个人跨地区就业且按照有关规定办理入职手续后,其档案在有人事档案管理权限的机关事业单位、国有企业和流动人员人事档案管理服务机构之间可直接办理转递手续。

4. 档案转递时,转出机构要在档案内附上档案材料目录清单,将《流动人员人事档案转递通知单》随同档案一并转出。

5.流动人员人事档案转递应通过机要交通或派专人送取,严禁本人自带档案转递。

七、信息化管理

(一)应使用流动人员人事档案信息化管理软件,建立档案信息数据库,完善资源共享、异地查阅、统计分析等功能,逐步实现档案保存数字化、管理信息化、服务网络化。

(二)应根据档案内容,通过录入、扫描等方式对纸质档案进行数字化处理,质量要符合国家标准,并检查核对档案信息与档案相关内容是否一致。

(三)在档案材料归档、档案转递时,及时更新数据库有关信息和电子档案的转递。

(四)应采取切实有效的技术手段和安全措施,建立档案信息安全保障体系,确保档案信息的完整与安全。

本规定自发布之日起施行。